Для многих рядовых граждан понятие виртуальности – это что-то несуществующее в принципе или существующее только в воображении тех, кто пользуется этой самой виртуальностью. На самом деле все намного проще, но и намного сложнее одновременно. Современные возможности, предоставляемые технологиями и новыми разработками, позволяют использовать надежные коммуникативные сети для организации вполне реальных, но все-таки виртуальных офисов. Так что наше время – время виртуализации.
Что же собой представляет виртуальный офис как таковой? На самом деле виртуальной является только его коммуникативная часть, позволяющая без труда клиентам и партнерам связаться с сотрудниками офиса и подразделениями компании, где бы они ни находились. Удобства такой организации вполне очевидны, а преимущества постоянной связи, наверное, знают все, кто занимается бизнесом.
Кроме постоянной связи в виртуальном офисе привлекают клиентов еще и простые, быстро запоминающиеся номера. Как правило, такой номер говорит о некоторой привилегированности компании и престижности работы с ней, но для клиента главным остается простота запоминания. Гораздо проще запомнить красивые номера, в которых есть некоторое сочетание цифр или специальная их последовательность. Не использовать такой прием в рекламных целях, если удается получить номер, который запоминается легко, просто недопустимо. Правда, сегодня получить красивые номера возможно, причем, достаточно одного номера для всей компании или предприятия. Остальное сделает виртуальный офис.
Использование услуги позволяет не только организовать бесперебойную работу всех структур, но и быстро сменить переадресацию в случае смены номера телефона. При этом звонки могут поступать не только на стационарные городские телефоны, но и на мобильные устройства. Ну, а кроме телефонов? Кроме самих переговоров и переадресации можно подключить виртуальный факс, который будет сохранять поступающие документы, даже если в данный момент никого рядом нет. Кроме того, система позволяет регистрировать и хранить переадресации и анализировать впоследствии их работу. В свою очередь анализ выбора абонента позволит выяснить, какие подразделения работают с наименьшей эффективностью, а значит – предпринять меры для повышения отдачи от такого подразделения.